Skuteczne doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym

Zasadą jest, że w toku postępowania organ administracji dokonuje zawiadomienia stron o swoich czynnościach i rozstrzygnięciach, doręczając pismo listem poleconym. Doręczenie to następuje na adres podany przez stronę, wnikający z akt postępowania lub ustalony przez organ na podstawie istniejących rejestrów. Czasami korzysta z innych form doręczenia, np. z pośrednictwa pracowników urzędu lub innych upoważnionych organów bądź osób.

Każda ze stron postępowania musi być zawiadomiona indywidualnie, co oznacza, że nawet w przypadku zamieszkiwania kilku stron pod jednym adresem, każda z nich musi być powiadomiona oddzielnie.

Przy przesyłce listowej, po okresie złożenia przesyłki w urzędzie pocztowym, list nieodebrany uważany będzie za doręczony. Doręczonym będzie również list wręczony dorosłemu członkowi rodziny adresata lub w przypadku firm doręczony do jej siedziby. Co do zasady nie ma znaczenia, czy odbiorca przesyłki przekazał ją adresatowi. Argument ten może być podniesiony przez stronę jedynie w wyjątkowych sytuacjach. Również niepoinformowanie urzędu o zmianie adresu, obciąża osobę, która zaniedbana takiego się dopuściła.

Osobna kategorię stanowią sytuacje, w których dopuszczalne jest doręczenie przez obwieszczenie. W szczególności chodzi o sytuacje, w których powyższy sposób doręczenia jest niecelowy z uwagi na ilość osób biorących udział w postępowaniu. Ten sposób doręczeń normuje art. 49 kpa.

W takich warunkach strony mogą być zawiadamiane o decyzjach i innych czynnościach organów administracji publicznej przez obwieszczenie lub w inny zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości sposób publicznego ogłaszania. Oznacza to w praktyce, że decyzja wywieszona na tablicy ogłoszeń w urzędzie gminy lub na jej stronie internetowej bądź na słupie ogłoszeniowym, uważana będzie za skutecznie doręczoną. Organ nie ma dowolności w stosowaniu tego sposoby doręczenia, Aby organ mógł skorzystać z powyższego sposobu zawiadomienia, musi to wynikać wyraźne wynikać z przepisu.

Przykładowo można tutaj wskazać uregulowanie zawarte w ustawie o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, gdzie zgodnie z art. 53 ust. 1 tej ustawy o wszczęciu postępowania w sprawie wydania decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego oraz postanowieniach i decyzji kończącej postępowanie strony zawiadamia się w drodze obwieszczenia, a także w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości. Uregulowanie to nie dotyczy jednak inwestora oraz właścicieli i użytkowników wieczystych nieruchomości, na których będą lokalizowane inwestycje celu publicznego. Te osoby bowiem zawiadamia się na piśmie. Ten rodzaj zawiadomienia nie może być jednak stosowany w postępowaniach w przedmiocie warunków zabudowy.

Innym przykładem może być przepis art. 5a prawa budowlanego, gdzie wskazano, że przepis art. 49 kpa stosuje się w przypadku budowy obiektu liniowego, którego przebieg został ustalony w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, a także wykonywania innych robót budowlanych dotyczących obiektu liniowego, gdy liczba stron w postępowaniu przekracza 20.

Podobnie rzecz się ma z postępowaniem o wydanie decyzji środowiskowej, w którym bierze udział więcej niż 20 stron.

Przy zawiadomieniu publicznym uważa się je za dokonane po upływie 14 dni od dnia publicznego ogłoszenia. Z doręczeniem wiąże się doniosły skutek, gdyż po wskazanych 14 dniach nie tylko przyjmuje się, że adresaci wiedzieli o wydaniu decyzji, ale od tego czasu biegną również termin do wyrażenia sprzeciwu. Od skutecznego zawiadomienia zależy między innymi bieg terminy do wniesienia odwołania od decyzji wydanej przez organ pierwszej instancji, zażalenia na postanowienie wydane w toku postępowania, uzupełnienia wniosku czy też złożenia skargi do sądu administracyjnego na rozstrzygnięcie organu administracji

Odnosząc się do wskazanych wcześniej przykładów regulacji ustawowych dopuszczających stosowanie szczególnego trybu zawiadamiania, należy wskazać cel tego uregulowania. W procedurach związanych z prawem budowlanym, czy też planowaniem i zagospodarowaniem przestrzennym, o których była mowa powyżej, zawiadomienie wszystkich uprawnionych do wzięcia udziału w postępowaniu w pewnych przypadkach mogłoby być bardzo uciążliwe i kosztowne.

Skutkiem zawiadomienia dokonanego w sposób opisany w art. 49 kpa jest to, iż od upływu wskazanego terminu 14 dni, strony uważa się za poinformowane o sprawie, której dotyczy dane obwieszczenie. Ma to wymierne skutki w późniejszym etapie postępowania np. w przypadku wydania decyzji środowiskowej lub pozwolenia na budowę, gdyż strona, która będzie chciała w jakikolwiek sposób zaskarżyć daną decyzję bądź inne rozstrzygnięcie, po upływie terminu zakreślonego przez przepisy prawa, będzie zobowiązana wykazać, że nie zapoznała się z daną inwestycją, co może być utrudnione, a wręcz niemożliwe w przypadku, gdy organ administracji będzie dysponował odpowiednimi dowodami prawidłowego dokonania obwieszczeń.

Bierność strony w zakresie odbioru korespondencji lub aktualizacji adresu do doręczeń, może mieć daleko idące skutki związane z możliwością dochodzenia swoich praw w późniejszym etapie postępowania.

Renata Robaszewska i Dariusz Kałuża, Radcowie prawni w Kancelarii Robaszewska&Płoszka

Masz wątpliwości? Potrzebujesz porady specjalisty? Zapytaj eksperta

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here